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Resolução GP nº 05, de 21 de novembro de 2006. |
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DOE-SP 28/11/2006 e 13/12/2006 |
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O Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, Juiz ANTÔNIO JOSÉ TEIXEIRA DE CARVALHO, no uso de suas atribuições legais e regimentais; Considerando o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos; Considerando o art. 20 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que define a competência e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções; Considerando os termos da Resolução Conarq nº 7/1997, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, e da Resolução Conarq nº 14/2001, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, Atividades-Meio; Considerando o disposto no título XXXIV, arts. 115 a 121, da Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, que determina a instituição do Programa de Gestão Documental no âmbito dos Tribunais Regionais do Trabalho; Considerando as atividades desenvolvidas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, instituída pela Resolução GP 02/2005, alterada pela Resolução GP nº 04/2006, de 05 de outubro de 2006; Considerando a necessidade de adoção de uma política de gestão documental que assegure a racionalização da guarda e recuperação dos conjuntos documentais essenciais à tomada de decisão, à comprovação dos direitos e à preservação dos documentos de interesse histórico e cultural produzidos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região; RESOLVE: Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região. § 1º O Plano de Classificação apresenta o esquema de distribuição de documentos em classes funcionais, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região e da análise do arquivo por ele produzido (Anexo I). § 2º A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos (Anexo II); Art. 2º Os arquivos de documentos recebidos e produzidos pelo Tribunal Regional do Trabalho serão identificados como arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. § 1º Arquivo Corrente (AC) é formado pelo conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio, que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados; § 2º Arquivo Intermediário (AI) é formado pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário a sua destinação final; § 3º Arquivo Permanente (AP) é formado pelo conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico, probatório e informativo. I- Atividade-Meio é o conjunto de operações que dão suporte ao desempenho das atribuições específicas de uma instituição; II- Atividade-Fim é o conjunto de operações realizadas no desempenho das atribuições específicas de uma instituição. Art. 4º A eliminação de documentos prevista na Tabela de Temporalidade deverá ser realizada mediante a elaboração de Relação de Eliminação de Documentos formalizada no Termo de Eliminação de Documentos. DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Art. 5º A Relação de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e será composta pelos seguintes itens:I- Cabeçalho contendo a identificação da unidade produtora responsável pela eliminação; II- Quadro contendo o código de classificação dos tipos documentais, datas-limite dos conjuntos documentais e quantidade das unidades de arquivamento a serem eliminadas; III- Destinar espaço para constar local, data, nome, cargo e assinatura do responsável pela eliminação. Art. 6º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente: II- Indicação dos atos oficiais legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação no Diário Oficial do Estado de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos. Art. 7º As Relações de Eliminação de Documentos deverão ser submetidas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para ratificação e enviados à Presidência para autorização. Parágrafo único. A eliminação de documentos de valor efêmero, com previsão de guarda apenas no arquivo corrente, poderá ser realizada diretamente pelas unidades produtoras, dispensando-se a ratificação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e autorização da Presidência. Art. 8º A eliminação de documentos deverá ocorrer observando-se critérios de preservação ambiental, preferencialmente por fragmentação mecânica, sob a supervisão de um membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, ou por servidor designado para este fim. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 9º O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos serão atualizados periodicamente. Parágrafo único. Os documentos que não tenham sido contemplados na Tabela de Temporalidade de Documentos deverão ser listados pelas unidades competentes e submetidos à avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quanto à sua destinação final. Art. 10 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborará manual de aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos a que se refere o art. 1º desta resolução. Art. 11 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. Registre-se. Publique-se. Cumpra-se. São Paulo, 21 de novembro de 2006. (a) Antônio José Teixeira de Carvalho Juiz Presidente do Tribunal |
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ANEXOS |
Anexo I | Plano de Classificação |
Anexo II | Tabela de Temporalidade de Documentos |
Nota:
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Secretaria de Documentação | Atualização em 27/07/2007 |